Leistungskatalog zum Verwaltungsvertrag (WEG)

Der Leistungskatalog spezifiziert die Grundleistungen der Verwaltung (Teil A);
Zusatz-/Mehrleistungen der Verwaltung (Teil C)

A) Grundleistungen

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinsamen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten.

 1. Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder-/Teileigentum. Über die Annahme des Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluß eine andere Regelung festgelegt ist.

 2. Jahresabrechnung und Bericht

a) Jahresabrechnung

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Ertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum, ohne getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer und der Verrechnungskonten.

b) Einsicht in Unterlagen

Sämtliche Unterlagen und Belege zur Jahresabrechnung stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro der Verwaltung zur Verfügung.

 3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

a) Eigentümerversammlung

Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.

b) Einladung zur Versammlung

Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

c) Vorsitz und Niederschrift

Die Verwaltung führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, gibt ihre Empfehlung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift.

 4. Ganzjährige Beratung

Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung aus der langjährigen Erfahrung der Verwaltung.

 5. Hausordnung

Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen, die schriftlich gemeldet werden, mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

 6. Verträge für die Gemeinschaft

a) Abschluss von Verträgen

Abschließen und Kündigen von Wartungs- und Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungs-Verträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.

b) Zustimmung bei Verkäufen

Von der Verwaltung ist im Falle entsprechender Vereinbarung nach § 12 WEG die Zustimmung zur Veräußerung des Sondereigentums zu versagen, wenn Tatsachen bekannt sind, die begründeten Zweifel erkennen lassen, dass der Erwerber sich nicht in die Gemeinschaft einfügt oder seine finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Gemeinschaft nicht erfüllt.

 7. Überwachung der Dienstkräfte

Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft.

 8.a) Geldverwaltung

Führen der Bankkonten (Giro- und Rückstellungs-Konten etc.). Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf Konten einer Großbank, sofern keine Sondervereinbarung getroffen wurde.

 8.b) Lastschrifteinzugsverfahren

Die Hausverwaltung zieht grundsätzlich die fälligen Hausgelder per Lastschrifteinzugsverfahren ein.

 9. Rechnungskontrolle und -anweisung

Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

 10. Buchführung

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Insbesondere:

- Führen und Abrechnen von:

• Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
• Einnahmekonten für Erträge;
• Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer;
• Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Mittel;
• Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft;
• Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;

- Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto;

- Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;

- Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-Jahresabrechnung.

 11. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

 a) Anwesenheit vor Ort

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen.

 b) Sonderfachleute

Soweit notwendig, Beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft.

 12. Beratung zur Auftragsvergabe

 a) Beratung

Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

 b) Klärung

Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

 c) Schadensminderung

Beraten der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

13. Auftragsvergabe

 a) Schriftaufträge

Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft nach vorheriger Beschlussfassung.

 b) Veranlassungen

Veranlassen der Bauverträge, der Bauleitung und -überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung.

 14. Überwachung

Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

 15. Sofortmaßnahmen

 a) Einleiten

von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen, wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.

 b) Versicherungen

Schadensmeldungen an die Versicherung bei Schäden am Gemeinschaftseigentum.

 16. Sicherheitseinrichtungen

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV), z.B. an

- der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter);

- den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfung, Reparatur nach Dachsanierung);

- den Lüfteranlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen);

- den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage);

- den kraftbetätigten Garagentoren

- den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrt und Fluchtwegen,

Druckprüfung der Feuerlöscher,

Löschwassersteigleitungen, Kontrolle der Brandschutztüren und

Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.

- Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigung und Abrechnung mit den Beteiligten.

 17. Allgemeine Verwaltung

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange.

Büroleistungen, wie z.B. Porto, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden, sind mit dem pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten und werden nicht gesondert berechnet.

 18. Untervollmacht

Der Verwalter ist berechtigt, Untervollmacht zu erteilen.

C) Zusatz-/Mehrleistungen

Zusatzleistungen (gesetzlich nicht geforderte - freiwillige - Leistungen.)

Die Verwaltung ist bereit, weitere Leistungen zu erbringen, um den Eigentümern eine umfassende Information und Werterhaltung des Grundbesitzes zu bieten. Die folgenden Zusatzleistungen sind kostenfrei und mit dem pauschalen, jährlich zwischen Eigentümerversammlung und Verwaltung vereinbarten Verwaltungsentgelt abgegolten:

 Z 1 - Niederschrift

Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

 Z 2 - Geldbestands-Nachweis

Der Nachweis über die Richtigkeit der vorgelegten Jahresabrechnung erfolgt u.a. durch den Geldbestands-Nachweis von Gesamt-Einnahmen, -Ausgaben und Verrechnungsposten je Abrechnungsjahr. Der Verwaltungsbeirat erhält von dieser Aufstellung eine Kopie.

 Z 3 - Instandhaltungsrücklage

Die Anlage der angesparten Instandhaltungs-Rückstellungen werden dem Verwaltungsbeirat bei der Belegprüfung nachgewiesen.

 Z 4 - Einsicht in Unterlagen

Jeder Miteigentümer erhält Einsicht in alle Unterlagen der Gemeinschaft innerhalb der Bürozeiten (nach vorheriger Terminvereinbarung) im Büro der Verwaltung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege zur Eigentümerversammlung.

 Z 5 - Tagesordnung zur Eigentümerversammlung

Der Inhalt der Tagesordnung wird gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat abgesprochen und festgelegt.

 Z 6 - Beschlussentwürfe

Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf in der Eigentümerversammlung sicherzustellen, bereitet die Verwaltung, soweit möglich, Beschluss-Entwürfe zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vor.

 Z 7 - Beiratskopien

Von wichtigem Schriftwechsel erhält der Verwaltungsbeirat Kopie, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann.

 Z 8 - Belegprüfung durch den Beirat

Die Belegprüfung erfolgt in den Geschäftsräumen der Verwaltung. Hierzu erhält der Beirat Hilfestellung zur Technik der Belegprüfung.

 Z 9 - Bericht zur Jahresabrechnung

Alle Eigentümer erhalten als zusätzliche Information zur Jahresabrechnung einen schriftlichen Bericht, in dem die wichtigsten Kostenarten erläutert sind.

 Z 10 - Hausordnung

Die erste Haus-/Nutzungsordnung wird von der Verwaltung zur Beschlussfassung vorbereitet.

 Z 11 - Schätzkosten für die Instandhaltung/Instandsetzung

Beratung durch die Verwaltung über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung einschl. Berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel.